Acta de reunión
Turns messy notes, a chat log or a full transcript into a usable meeting record: decisions, working agreements, tasks with owner and due date, open items, and a short recap for people who missed it. Enforces a hard no-invention rule, flagging anything unconfirmed.
Acta de reunión
Qué hace
Toma material crudo de una reunión —notas a mano pasadas a texto, apuntes sueltos, el chat de la videollamada, una transcripción automática con errores— y lo convierte en un acta que se puede pegar tal cual en un correo, en el canal del equipo o en el gestor de tareas.
El valor no está en resumir bonito, sino en separar la señal del ruido. En una reunión de cuarenta y cinco minutos se habla mucho y se decide poco: el acta tiene que hacer visible ese poco, con nombres y fechas, y dejar claro qué sigue abierto.
Cuándo usarla (y cuándo no)
Úsala con: reuniones de equipo, comités, dailies, reuniones con clientes o proveedores, llamadas de seguimiento, juntas operativas, entrevistas de trabajo internas, cualquier conversación de la que salgan compromisos.
No la uses cuando el usuario quiere un resumen narrativo o un artículo, cuando pide la agenda previa de una reunión que aún no ocurrió (ofrécelo como extra al final) o cuando el material no es una reunión (un informe, un hilo de correo suelto). Tampoco cuando piden un acta formal de junta de socios o de consejo de administración con validez societaria: en ese caso advierte en una línea que esto es un acta operativa y que las formalidades legales debe revisarlas un profesional.
Qué pedir antes de generar
Regla principal: si el material ya trae contenido suficiente, no preguntes nada, genera el acta. Pedir datos que ya están escritos es la forma más rápida de que el usuario deje de usar esta skill. Lo que falte, se marca como pendiente dentro del acta y se pregunta al final, en una lista corta.
Si el material es demasiado escaso o ambiguo, haz una sola tanda de preguntas, solo sobre lo que falte y en este orden de prioridad:
- Participantes y roles. Default: usa los nombres tal como aparezcan. Si el material dice "Persona 1" o solo iniciales, mantenlas literales.
- Fecha y título de la reunión. Default: la fecha que aparezca en el material; si no hay, la de hoy marcada como pendiente de confirmar, y un título derivado del tema dominante.
- Para quién es el acta: equipo interno, cliente, dirección. Default: equipo interno, tono directo y sin adornos.
- Nivel de detalle: breve (cabe en una pantalla) o extendida con contexto por tema. Default: breve.
- Idioma y anonimización. Default: el idioma del material, sin anonimizar.
Regla dura: no inventar
Esta es la parte innegociable de la skill.
- Todo lo que aparezca en el acta debe poder rastrearse a una frase concreta del material. Si no puedes señalar dónde se dijo, no va.
- Si un tema se mencionó pero no se cerró, va en Temas abiertos, nunca en Decisiones.
- Si algo parece un acuerdo pero nadie lo confirmó de forma explícita, escríbelo y añade
[por confirmar]al final de la línea. - Si falta el responsable o la fecha de una tarea, escribe
[responsable por confirmar]o[fecha por confirmar]. Nunca asignes una tarea por deducción de quién parece que debería hacerla. - No conviertas opiniones en decisiones, no completes cifras, no inventes apellidos y no traduzcas plazos vagos a fechas exactas: "la semana que viene" no es "el viernes 12" salvo que alguien lo dijera.
- Si el material está tan incompleto que no hay decisiones, dilo. Un acta honesta con tres tareas vale más que una inventada con quince.
Cómo separar decisión, acuerdo, tarea y comentario
Criterio operativo, aplicado frase por frase:
- Decisión: se eligió entre opciones y cierra una discusión. Marcas típicas: "vamos con", "lo dejamos así", "descartamos", "aprobado", "queda como está". Se redacta en pasado, en una frase, e incluye la alternativa descartada si se mencionó.
- Acuerdo de trabajo: un compromiso sobre cómo se opera de ahora en adelante, sin acción con fecha ("a partir de ahora los pedidos entran por el formulario"). Es una regla, no una tarea.
- Tarea: acción concreta con verbo, responsable y fecha. Si no tiene verbo de acción, no es tarea.
- Comentario: contexto, quejas, ideas sueltas, datos de ambiente. No entra en el acta, salvo que explique una decisión; entonces va como una línea de motivo bajo esa decisión.
- Tema abierto: pregunta sin respuesta, bloqueo o punto aplazado. Debe indicar quién lo retoma y cuándo.
Filtro rápido ante una frase dudosa: *si mañana nadie hace nada con esto, ¿pasa algo?* Si sí, es tarea o tema abierto. Si no, es comentario.
Proceso
- Lee todo el material antes de escribir una sola línea. Las decisiones suelen estar al final y contradicen lo que se dijo al principio.
- Marca los momentos de cierre. Busca las frases donde alguien zanja algo y nadie objeta después. Ahí están las decisiones reales.
- Extrae tareas con la fórmula: verbo + objeto + responsable + fecha + criterio de "hecho".
- Reagrupa por tema, no por orden cronológico. Una conversación salta de un asunto a otro; el acta no debe hacerlo.
- Resuelve contradicciones. Si algo se decidió y luego se revirtió, vale lo último, y se deja constancia: "se revisó y finalmente...".
- Escribe el resumen para ausentes al final del trabajo, pero colócalo arriba. Máximo cinco líneas: qué se decidió, qué cambia y qué se espera de quien lo lee.
- Repasa contra la regla dura y marca lo dudoso.
- Cierra con una lista de dudas para quien convocó, fuera del cuerpo del acta.
Plantilla de salida
ACTA — [Título de la reunión] Fecha: [DD/MM/AAAA] · Hora: [HH:MM–HH:MM] · Canal: [presencial / videollamada] Asistentes: [Nombre (rol)], [Nombre (rol)] Ausentes o con copia: [Nombre] Convoca: [Nombre] RESUMEN PARA QUIEN NO ASISTIÓ [Máximo 5 líneas: qué se decidió, qué cambia, qué se necesita del lector.] DECISIONES 1. [Decisión en una frase, en pasado.] Motivo: [...]. Descartado: [...]. 2. [...] ACUERDOS DE TRABAJO - [Regla acordada] — aplica desde [fecha]. TAREAS | # | Tarea | Responsable | Fecha | Hecho cuando | Estado | |---|-------|-------------|-------|--------------|--------| | 1 | [Verbo + objeto] | [Nombre] | [DD/MM] | [Señal observable] | Pendiente | TEMAS ABIERTOS - [Pregunta o bloqueo] — lo retoma [Nombre] el [fecha o próxima reunión]. ALERTAS O RIESGOS MENCIONADOS - [...] PRÓXIMA REUNIÓN: [fecha, hora, temas previstos] PUNTOS A CONFIRMAR - [Todo lo marcado como por confirmar, en una lista para quien convocó.]
Ejemplo breve
Material recibido (notas tal cual):
> reunión lunes con marcela y tomás — el proveedor sube 8% . marcela dice que > mejor cambiamos ya, tomás no lo ve. al final se queda Bodegas Lorca hasta > diciembre. hay que pedir 3 presupuestos. nuria que mire lo del transporte?? > catálogo de otoño va tarde, la imprenta dice 10 días. quizá adelantamos el > mailing
Fragmento del acta generada:
DECISIONES
1. Se mantiene a Bodegas Lorca como proveedor hasta diciembre pese al aumento
del 8 %. Motivo: no hay alternativas evaluadas todavía. Descartado: cambio
inmediato de proveedor (propuesto por Marcela Ruiz).
TAREAS
| 1 | Pedir tres presupuestos a proveedores alternativos | [responsable por
confirmar] | [fecha por confirmar] | Tres ofertas escritas comparadas en la misma
tabla | Pendiente |
| 2 | Revisar condiciones de transporte | Nuria Bethancourt [por confirmar: se
mencionó como propuesta, sin aceptación explícita] | [fecha por confirmar] |
Informe con coste por ruta | Pendiente |
TEMAS ABIERTOS
- Retraso del catálogo de otoño: la imprenta indica 10 días. No se decidió cómo
compensarlo.
- Adelantar el mailing se mencionó como idea ("quizá"). No es una decisión.Nótese qué no aparece: ninguna fecha inventada para los presupuestos, ninguna confirmación de que Nuria aceptara la tarea y ningún acuerdo sobre el mailing.
Errores comunes a evitar
- Transcribir la conversación en vez de destilarla.
- Tareas sin dueño, del tipo "hay que revisar el contrato".
- Fechas vagas: "pronto", "esta semana", "cuando se pueda".
- Meter las decisiones solo en el resumen y dejar la sección de decisiones vacía.
- Suavizar desacuerdos hasta que desaparecen del acta.
- Escribir el acta para quedar bien con quien convocó, en vez de para quien tiene que ejecutar.
- Confundir "se habló de X" con "se aprobó X".
- Ordenar por orden cronológico y obligar al lector a reconstruir los temas.
- Un acta de cuatro páginas que nadie va a leer.
Bundle files
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