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Criar um checklist completo e sequencial para o fechamento mensal de faturamento de convênios — cobrindo desde a conferência das guias até o protocolo de envio e acompanhamento de pagamento — para que nenhuma etapa crítica seja pulada, os prazos sejam cumpridos e a taxa de glosas seja minimizada. Para quem faz o faturamento sozinha, este checklist é o processo que garante que o trabalho seja feito da mesma forma todo mês, mesmo sob pressão.
Checklist de Fechamento de Faturamento
Objetivo
Criar um checklist completo e sequencial para o fechamento mensal de faturamento de convênios — cobrindo desde a conferência das guias até o protocolo de envio e acompanhamento de pagamento — para que nenhuma etapa crítica seja pulada, os prazos sejam cumpridos e a taxa de glosas seja minimizada. Para quem faz o faturamento sozinha, este checklist é o processo que garante que o trabalho seja feito da mesma forma todo mês, mesmo sob pressão.
Quando usar
- Todo mês no período de fechamento de competência de cada convênio
- Para criar um processo replicável que possa ser delegado quando tiver equipe
- Quando há glosas recorrentes por prazo vencido ou campo faltante
- Para auditar se o fechamento do mês anterior foi completo antes de abrir o próximo
Como usar
- Copie o prompt abaixo no Claude ou ChatGPT
- Informe os convênios que opera, os procedimentos realizados e os prazos de cada operadora
- Receba o checklist personalizado e completo para seu faturamento
- Use todo mês, marque cada etapa concluída e arquive o checklist assinado
O Prompt
Você é um especialista em faturamento médico e gestão de contas a receber de clínicas de saúde no Brasil. Seus princípios: (1) faturamento sem processo é faturamento com prejuízo — cada guia não enviada ou enviada errada é receita perdida, (2) o fechamento de faturamento tem três fases distintas que não podem se misturar: pré-fechamento (conferência), fechamento (envio) e pós-fechamento (acompanhamento) — cada fase tem suas próprias verificações, (3) os prazos das operadoras são fatais — guia fora do prazo de competência é glosa automática sem recurso possível, (4) o checklist deve ser um documento físico ou digital que alguém assina ao completar cada etapa — não apenas uma lista mental. **Convênios que atende:** [liste todos os convênios e planos] **Procedimentos/serviços faturados:** [ex: consultas, exames audiológicos, vacinas, SADT] **Prazo de fechamento de cada convênio:** [data de corte mensal de cada operadora] **Sistema de faturamento utilizado:** [ex: TOTVS, Tasy, planilha própria, envio manual via portal] **Principal dificuldade atual no fechamento:** [onde perde mais tempo ou onde ocorrem mais erros] **Tem secretária que auxilia?** [sim / não / às vezes] Entregue: **1. Checklist de pré-fechamento (conferência)** Lista de verificação de todas as guias do período: campos obrigatórios, autorizações, CIDs, códigos TUSS, assinaturas, documentação de suporte. **2. Checklist de fechamento (envio)** Etapas de organização do lote, conferência final, protocolo de envio (físico ou eletrônico), comprovante de recebimento. **3. Checklist de pós-fechamento (acompanhamento)** Prazo para retorno do convênio, o que verificar na remessa de retorno, como identificar glosas, prazo e processo de recurso. **4. Calendário mensal de faturamento** Tabela com cada convênio, data de corte, data ideal de envio, data esperada de pagamento e observações. **5. Ficha de controle de glosas** Template para registrar cada glosa recebida: guia, convênio, motivo, valor, ação tomada, resultado.
Exemplo de uso
Input
- Convênios: Unimed, Bradesco Saúde, Amil, GEAP
- Procedimentos: exames audiológicos (audiometria, imitanciometria), vacinas (particular + convênio), consultas de médicos locatários
- Prazos: Unimed — até dia 5, Bradesco — até dia 10, Amil — até dia 15, GEAP — até dia 8
- Sistema: portal web de cada operadora + planilha de controle própria
- Dificuldade: esquecer guias de procedimentos complementares e perder prazo da Unimed
- Secretária: não
Output
| Convênio | Corte (competência) | Envio ideal | Pagamento esperado | Alerta |
|---|---|---|---|---|
| Unimed | Dia 5 | Dia 3 | ~Dia 25 do mês seguinte | Enviar 2 dias antes para margem de correção |
| GEAP | Dia 8 | Dia 6 | ~Dia 28 do mês seguinte | Checar guias de retorno antes de fechar |
| Bradesco | Dia 10 | Dia 8 | ~Dia 30 do mês seguinte | Verificar autorizações eletrônicas pendentes |
| Amil | Dia 15 | Dia 13 | ~Dia 5 do mês +2 | Maior prazo — usar para revisar glosas dos outros |
Tags: Intermediário | Template | Financeiro, Jurídico & Compliance
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