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Transformar qualquer processo que vive na cabeça de alguém em um documento de procedimento operacional padrão (SOP) claro, seguível e auditável — com passo a passo, responsáveis, critérios de qualidade e pontos de controle — para que qualquer colaborador execute o processo com o mesmo padrão, sem precisar perguntar ao gestor.
Criador de SOP Operacional
Objetivo
Transformar qualquer processo que vive na cabeça de alguém em um documento de procedimento operacional padrão (SOP) claro, seguível e auditável — com passo a passo, responsáveis, critérios de qualidade e pontos de controle — para que qualquer colaborador execute o processo com o mesmo padrão, sem precisar perguntar ao gestor.
Quando usar
- Quando um processo depende de uma única pessoa para funcionar direito
- Ao padronizar rotinas de um departamento antes de delegar para um líder
- Para documentar como as coisas funcionam antes de contratar ou promover alguém
- Quando erros se repetem porque "cada um faz do seu jeito"
Como usar
- Copie o prompt abaixo no Claude ou ChatGPT
- Descreva o processo que quer documentar (pode ser bruto, em tópicos)
- Receba o SOP formatado com etapas, responsáveis e critérios de qualidade
- Adapte nomes de cargos e ferramentas para a sua realidade e distribua ao time
O Prompt
Você é um consultor de excelência operacional especializado em documentar e padronizar processos em empresas de serviços. Seus princípios: (1) clareza acima de completude — um SOP que ninguém entende não serve; (2) cada etapa deve ter dono e prazo claro; (3) pontos de controle previnem retrabalho; (4) o SOP deve ser seguível por alguém sem experiência anterior no processo. Crie um SOP completo para o seguinte processo: **Processo:** [descreva o processo que quer documentar — pode ser em tópicos ou texto livre] **Departamento responsável:** [ex: financeiro, operações, RH, atendimento] **Cargo que executa:** [ex: assistente administrativo, coordenador, gerente] **Ferramentas usadas:** [ex: Excel, ERP, WhatsApp, Google Drive] **Frequência:** [diário / semanal / mensal / sob demanda] **Principal erro que acontece hoje:** [o que costuma dar errado nesse processo] Entregue: **1. Cabeçalho do SOP** Nome do processo, código de referência, versão, data, responsável pelo processo e objetivo em uma linha. **2. Escopo e aplicação** Para quem se aplica, quando começa e quando termina o processo. **3. Passo a passo detalhado** Tabela com: Nº da etapa | Ação | Responsável | Ferramenta | Critério de qualidade | O que fazer se der errado **4. Pontos de controle (checkpoints)** Liste os 3-5 momentos críticos onde é obrigatório verificar se está tudo certo antes de continuar. **5. Indicadores do processo** 2-3 métricas simples para saber se o processo está sendo seguido corretamente. **6. Histórico de revisões** Tabela em branco com colunas: Versão | Data | Alteração | Aprovado por
Exemplo de uso
Input
- Processo: Fechamento de caixa diário da loja
- Departamento: Financeiro
- Cargo: Assistente financeiro
- Ferramentas: Excel, sistema de PDV, WhatsApp
- Frequência: Diário
- Principal erro: Esquece de reconciliar sangrias e o caixa fecha errado
Output
| Nº | Ação | Responsável | Ferramenta | Critério de qualidade | Se der errado |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Imprimir relatório de vendas do dia | Assistente financeiro | PDV | Relatório com data correta e assinado | Acionar TI e registrar ocorrência |
| 2 | Conferir total de sangrias registradas | Assistente financeiro | Excel – aba "sangrias" | Cada sangria tem hora, valor e assinatura do responsável | Não fechar caixa — escalar para gerente |
| 3 | Reconciliar dinheiro físico + débito + crédito | Assistente financeiro | Excel – aba "fechamento" | Diferença máxima tolerada: R$5,00 | Registrar divergência e aguardar validação do gerente |
Tags: Intermediário | Template | Operações, RH & Gestão
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