Informe ejecutivo

Informe ejecutivo de una a dos páginas

Qué hace esta skill

Transforma material en bruto —cifras, actas, avances de proyecto, resultados de un análisis— en un documento breve cuyo propósito es que alguien decida algo. No es un resumen ni una memoria de actividad: es un instrumento de decisión.

La regla estructural es la pirámide invertida: la conclusión va primero. Un directivo lee las primeras cinco líneas y decide si sigue; si esas líneas dicen "a continuación se presenta el análisis realizado durante el trimestre", el informe ya falló. El resto del documento existe para sostener la conclusión, en orden decreciente de importancia, de modo que el lector pueda parar en cualquier punto y quedarse con lo esencial.

Cuándo usarla y cuándo no

Úsala para informes de estado de proyecto, propuestas de decisión, resultados de un piloto, análisis de una incidencia, evaluación de proveedores u opciones, justificación de presupuesto, y actualizaciones periódicas a un cliente o a un comité.

No la uses para informes técnicos completos, memorias anuales, documentación de producto, informes regulatorios con formato obligatorio, ni para presentaciones en diapositivas (aunque el contenido sirve de base). Si el usuario necesita persuadir emocionalmente más que decidir, es un documento comercial, no un informe ejecutivo.

Qué pedir antes de generar

Si el brief trae el material, el destinatario y la decisión pendiente, genera sin preguntar. Si falta algo, pídelo en una sola tanda con default propuesto:

Estructura y criterios de cada bloque

1. Mensaje principal (3-5 líneas, sin título ceremonial). Una afirmación, no un tema. Debe contener: qué pasa, qué magnitud tiene, qué se recomienda y qué se necesita del lector. Prueba de calidad: si el lector solo lee este bloque, ¿puede aprobar o rechazar? Si no, reescríbelo.

2. Situación y contexto (4-6 líneas). Solo lo necesario para que la recomendación se entienda: qué se decidió antes, qué cambió y por qué se plantea ahora. Nada de historia del proyecto.

3. Hallazgos con evidencia (3-5 viñetas). Cada viñeta empieza por la conclusión y termina con el dato que la respalda, no al revés. Usa cifras absolutas y relativas juntas cuando existan ("13 de 40 casos, el 33%"), indica el periodo y la fuente del dato. Separa siempre hecho de interpretación: si algo es una hipótesis, dilo. Máximo un hallazgo por viñeta.

4. Opciones con costo y beneficio (tabla). Presenta dos o tres opciones reales, incluida la de no hacer nada cuando sea legítima. Para cada una: costo estimado, tiempo, beneficio esperado, riesgo principal. Las opciones deben ser comparables entre sí: mismo horizonte temporal y misma unidad de costo. No metas una opción de paja solo para que gane la preferida; el comité lo nota y cuesta credibilidad.

5. Recomendación (2-4 líneas). Una sola. Di cuál, por qué esa y no las otras, y en qué condición cambiaría (el disparador que obligaría a revisar la decisión). Un informe que recomienda dos cosas no recomienda nada.

6. Siguientes pasos (tabla). Cada línea con acción, responsable con nombre, fecha concreta y qué se necesita para arrancar. Sin responsable y sin fecha no es un paso, es un deseo. Incluye explícitamente la decisión que se pide al lector y para cuándo.

7. Riesgos y supuestos (opcional, 2-3 líneas). Los dos riesgos que podrían invalidar la recomendación y los supuestos sobre los que se apoya. Incluirlo aumenta la credibilidad; ocultarlo la destruye cuando aparece el problema.

Anexos. Todo el detalle técnico, metodología, tablas largas y gráficos van fuera del documento principal, referenciados desde el cuerpo.

Reglas de redacción

Plantilla de salida

INFORME EJECUTIVO — [Asunto]
Para: [destinatario] · De: [autor] · Fecha: [ ] · Periodo: [ ] · Decisión que se
solicita: [aprobar X / elegir entre A y B / tomar nota]

MENSAJE PRINCIPAL
[3-5 líneas: qué pasa, magnitud, qué se recomienda, qué se necesita del lector.]

SITUACIÓN
[4-6 líneas de contexto estrictamente necesario.]

HALLAZGOS
- [Conclusión] — [dato, periodo, fuente].
- [Conclusión] — [dato, periodo, fuente].
- [Conclusión] — [dato, periodo, fuente]. (Interpretación: [hipótesis].)

OPCIONES
| Opción | Costo | Tiempo | Beneficio esperado | Riesgo principal |
|---|---|---|---|---|
| A. [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] |
| B. [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] |
| C. No hacer nada | [ ] | — | [ ] | [ ] |

RECOMENDACIÓN
[Opción elegida]. [Por qué esa y no las otras.] Se revisaría si [disparador].

SIGUIENTES PASOS
| Acción | Responsable | Fecha | Requiere |
|---|---|---|---|
| [ ] | [ ] | [ ] | [ ] |
| [ ] | [ ] | [ ] | [ ] |
| Decisión de [órgano] sobre [ ] | [ ] | [ ] | — |

RIESGOS Y SUPUESTOS
- [Riesgo] → [mitigación].
- Supuesto: [ ].

Anexos: [1. metodología · 2. detalle de datos · 3. presupuesto].

Ejemplo breve

Caso ficticio: Talleres Ribadeo, empresa de mantenimiento industrial, tiene retrasos en la atención de avisos.

Mensaje principal, en el formato correcto:

"El servicio de avisos urgentes está incumpliendo el plazo comprometido de 24 horas en una parte relevante de los casos del último trimestre, y el motivo principal es la falta de un segundo técnico en turno de tarde, no la carga total de trabajo. Se recomienda la opción B, contratar un técnico a media jornada para el turno de tarde durante seis meses en régimen de prueba, con un costo estimado de [dato pendiente, lo aporta Personal el 8 de agosto]. Se solicita al comité aprobar la contratación en la sesión del 12 de agosto para poder cubrir el periodo de mayor demanda."

Obsérvese que abre con la conclusión, cuantifica el problema donde hay dato, distingue causa de síntoma, nombra la opción recomendada, marca el dato que falta en lugar de inventarlo y cierra con la decisión concreta y su fecha.

Errores comunes a evitar