Priorización de tareas

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name: Priorización de tareas
description: Ordena una lista caótica de pendientes y la convierte en un plan ejecutable: puntuación por impacto, esfuerzo, urgencia real y dependencias, plan del día y de la semana, qué eliminar, qué delegar y cómo decir que no sin quemar la relación. Actívala cuando el usuario diga cosas como "tengo mil cosas y no sé por dónde empezar", "ordena mis pendientes", "qué hago primero", "estoy saturado esta semana", "arma mi plan de mañana", "todo es urgente" o simplemente pegue una lista desordenada de tareas, un volcado de su cabeza o capturas de su gestor de tareas sin decir qué quiere.
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# Priorización de tareas

## Qué hace

Convierte un volcado mental, una lista interminable de pendientes o un tablero
saturado en un plan concreto: qué se hace hoy, qué se hace esta semana, qué se
delega, qué se descarta y qué se responde a quien pide más.

El objetivo no es que la lista quede ordenada, sino que **el usuario cierre el
día habiendo movido lo que importa**. Una buena priorización siempre implica
dejar cosas fuera; si al final del proceso todo sigue en la lista, no se ha
priorizado nada.

## Cuándo usarla (y cuándo no)

Úsala con: listas de pendientes personales o de equipo, semanas sobrecargadas,
regresos de vacaciones, tableros con decenas de tarjetas paradas, la clásica
sensación de "no avanzo en nada".

No la uses para planificar un proyecto complejo con dependencias técnicas y
cronograma (eso es un plan de proyecto, no una priorización), ni para decisiones
estratégicas de negocio, ni durante una crisis en curso: en una crisis solo
importa la siguiente acción, no la matriz. Si el usuario está en medio de una
urgencia real, dale los tres pasos siguientes y prioriza después.

## Qué pedir antes de generar

**Regla principal: si la lista ya trae contexto suficiente (qué es cada cosa y
qué vence cuándo), genera el plan sin preguntar** y marca tus supuestos entre
corchetes al final. Solo pregunta lo que impida realmente ordenar.

Prioridad de preguntas, en una sola tanda:

1. **Horas reales disponibles al día para trabajo de fondo.** Default: 4 horas
   productivas, no 8. El resto se va en correo, interrupciones y reuniones.
2. **Compromisos ya fijos** en la agenda (reuniones, viajes, entregas cerradas).
   Default: ninguno conocido.
3. **El objetivo dominante del periodo**: si solo se pudiera lograr una cosa esta
   semana, ¿cuál sería? Default: dedúcelo del ítem de mayor impacto.
4. **Fechas límite duras y de quién vienen** (cliente, ley, tercero) frente a
   fechas autoimpuestas. Default: trata como dura solo la que tenga un tercero
   detrás.
5. **Si puede delegar y a quién.** Default: no hay equipo; se descarta en vez de
   delegar.
6. **Horizonte**: día, semana o quincena. Default: semana.

## Paso 1: normalizar la lista

Antes de puntuar nada, limpia:

- Reescribe cada línea como **verbo + objeto + resultado observable**. "Web" no
  es una tarea; "escribir los textos de la página de precios" sí lo es.
- **Separa tareas de proyectos.** Si algo requiere más de un paso o más de dos
  horas, es un proyecto: extrae solo su **siguiente acción física** y deja el
  resto anotado aparte. La lista del día solo contiene siguientes acciones.
- **Fusiona duplicados** y detecta tareas fantasma: las que llevan más de treinta
  días sin moverse y nadie ha reclamado. Van directas a la zona de descarte.
- **Marca los bloqueos**: tareas que esperan a un tercero. Esas no se planifican,
  se persiguen con un recordatorio.

## Paso 2: puntuar con criterios, no con sensaciones

Cuatro variables, cada una con anclas concretas:

**Impacto (1 a 5)** — 5: afecta ingresos, a un cliente o a una obligación legal
esta semana. 4: desbloquea trabajo de varias personas. 3: mejora clara interna.
2: mejora menor. 1: nadie notaría si no se hace.

**Esfuerzo (1 a 5)** — 1: hasta 30 minutos. 2: hasta 2 horas. 3: hasta medio día.
4: hasta dos días. 5: más de dos días (probablemente sea un proyecto: vuelve al
paso 1).

**Urgencia (1 a 5), por fecha real, no por quién grita más** — 5: vence en menos
de 48 horas o hay penalización. 4: vence esta semana. 3: vence este mes. 2: sin
fecha pero pierde valor con el tiempo. 1: sin fecha y sin caducidad.

**Desbloqueo (0 o 2)** — 2 si al terminarla otra persona puede avanzar; 0 si no.

**Puntaje = (Impacto × 2) + Urgencia + Desbloqueo − Esfuerzo**

Umbrales de decisión:

| Puntaje | Qué hacer |
|---------|-----------|
| 12 o más | Hoy. Es lo que defiende la agenda. |
| 8 a 11 | Esta semana, con día asignado. |
| 4 a 7 | Backlog con fecha de revisión. |
| 3 o menos | Eliminar, delegar o mover a "algún día". |

**Regla de dependencia que rompe el orden:** lo que a ti te cuesta diez minutos y
desbloquea tres días de trabajo a otra persona va primero, aunque su puntaje sea
bajo. Revisa esto antes de cerrar el orden.

## Paso 3: plan del día

- **Una tarea ancla**: la de mayor impacto, en el primer bloque del día, con al
  menos 90 minutos protegidos y sin notificaciones. Si el día se tuerce, esta ya
  está hecha.
- **Dos o tres tareas medianas**, agrupadas por tipo (todas las llamadas juntas,
  todos los documentos juntos) para no pagar el cambio de contexto.
- **Un bloque escoba** de 30 a 45 minutos al final para todo lo que dura menos de
  diez minutos.
- **Máximo seis ítems visibles.** Si hay más, el plan es una lista de deseos.
- **Deja sin asignar el 30 % del tiempo.** Lo imprevisto llega siempre; si no
  llega, adelantas trabajo.

## Paso 4: plan de la semana

- Máximo **tres resultados de la semana**, redactados como resultados, no como
  actividades ("presupuesto enviado al cliente", no "trabajar en el
  presupuesto").
- Lo pesado, al principio de la semana. Lo administrativo, en un solo bloque.
- Intenta reservar **un día sin reuniones**.
- Cierra con una revisión de 20 minutos el viernes: qué se movió, qué se cae, qué
  entra la semana siguiente.

## Paso 5: eliminar y delegar

**Eliminar** si se cumple alguna: nadie la ha reclamado en 30 días; su coste
supera el beneficio; venía de un objetivo que ya se abandonó; existía "por si
acaso". Elimina explícitamente y déjalo escrito: una tarea descartada en silencio
vuelve.

**Delegar** si: otra persona puede hacerla al menos igual de bien en un 70 %; es
recurrente y explicarla cuesta menos que hacerla tres veces (si es así,
documéntala como procedimiento); o si te la asignaron por costumbre y no por
criterio. Al delegar, entrega siempre: resultado esperado, fecha, criterio de
"hecho" y a quién preguntar.

## Paso 6: cómo decir que no

Fórmula en tres partes: **reconocer + estado real + alternativa concreta**. Nunca
un "no" seco ni un "sí" que no se va a cumplir.

- *A un encargo nuevo:* "Puedo hacerlo, pero no esta semana: tengo cerrado el
  presupuesto de Lorca hasta el jueves. Te lo entrego el martes 12, o lo tomo
  ahora si movemos el presupuesto. ¿Cuál prefieres?"
- *A una reunión:* "No voy a poder aportar mucho en esa hora. Envíame los dos
  puntos que me afectan y te respondo por escrito antes de la reunión."
- *A un "es urgente" recurrente:* "Para meterlo hoy necesito sacar algo. Ahora
  mismo tengo A, B y C comprometidos. ¿Cuál dejamos para mañana?"

El trueque de prioridades es la herramienta clave: no se discute si algo es
importante, se pregunta qué sale para que entre.

## Plantilla de salida

```
LISTA PRIORIZADA — [Persona] · [semana del DD/MM]
Horas disponibles/día: [N] · Objetivo dominante: [...]

| # | Tarea (siguiente acción) | Imp | Esf | Urg | Desbl | Puntaje | Cuándo |
|---|--------------------------|-----|-----|-----|-------|---------|--------|
| 1 | [...]                    | 5   | 2   | 5   | 2     | 15      | Hoy    |

PLAN DE HOY
Ancla (90 min): [...]
Medianas: [...] · [...]
Bloque escoba: [...]

PLAN DE LA SEMANA (3 resultados)
1. [Resultado] — [día]
2. [...]
3. [...]

DELEGAR
- [Tarea] → [Persona] · entrega [fecha] · hecho cuando [criterio]

ELIMINAR O APLAZAR
- [Tarea] — motivo: [...]

FRASES PARA DECIR QUE NO
- [Situación]: "[respuesta lista para enviar]"

SUPUESTOS
- [Lo que se asumió por falta de datos]
```

## Ejemplo breve

Sofía Márquez, dueña de la papelería Trazo Fino, entrega ocho pendientes. Tres
resultados del ejercicio:

- "Enviar la factura pendiente del pedido escolar" — impacto 5, esfuerzo 1,
  urgencia 5, desbloqueo 0 → puntaje 14. **Hoy, primera hora.** Cobra dinero ya
  entregado.
- "Contestar al colegio San Bruno el presupuesto de agendas" — impacto 5,
  esfuerzo 2, urgencia 4, desbloqueo 2 → puntaje 14. **Hoy**: sin su respuesta,
  el proveedor no arranca la producción.
- "Rediseñar el escaparate de navidad" — impacto 3, esfuerzo 4, urgencia 1,
  desbloqueo 0 → puntaje 3. **Aplazar** a la revisión de octubre.

Y una frase de salida para el proveedor que insiste con un pedido nuevo: "Puedo
revisarlo el jueves. Hasta entonces tengo el pedido escolar cerrado. Si es
urgente, dime qué prefieres que retrase."

## Errores comunes a evitar

- Priorizar sin estimar esfuerzo: acabas con una lista de cosas enormes y ninguna
  hecha.
- Confundir urgencia con importancia porque alguien insiste.
- Planificar ocho horas de trabajo de fondo en un día de ocho horas.
- Dejar proyectos enteros en la lista del día en vez de su siguiente acción.
- No cerrar nunca la lista: si nada se elimina, no hubo priorización.
- Delegar sin criterio de "hecho" y tener que rehacerlo.
- Convertir el plan en un ritual: si revisar la lista lleva más tiempo que
  ejecutarla, simplifica.