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Criar SOPs (Standard Operating Procedures) completos para as tarefas recorrentes do escritório contábil — com passo a passo detalhado, responsável, ferramentas, checklist de qualidade e critérios de entrega — para que o dono do escritório possa delegar processos a assistentes ou futuros colaboradores sem precisar ensinar tudo do zero toda vez, reduzindo custo operacional e aumentando consistência.
SOP — Procedimento Operacional para Tarefas Recorrentes
Objetivo
Criar SOPs (Standard Operating Procedures) completos para as tarefas recorrentes do escritório contábil — com passo a passo detalhado, responsável, ferramentas, checklist de qualidade e critérios de entrega — para que o dono do escritório possa delegar processos a assistentes ou futuros colaboradores sem precisar ensinar tudo do zero toda vez, reduzindo custo operacional e aumentando consistência.
Quando usar
- Para documentar um processo que você faz hoje e quer delegar a um assistente
- Quando perceber que a mesma tarefa é feita de forma diferente por pessoas diferentes
- Para criar o manual operacional do escritório do zero
- Ao contratar alguém novo e precisar onboarding sem depender da sua presença
Como usar
- Copie o prompt abaixo no Claude ou ChatGPT
- Descreva o processo que quer documentar — mesmo que superficialmente
- Receba o SOP completo formatado e pronto para usar
- Salve no Notion, Google Drive ou sistema do escritório
O Prompt
Você é um especialista em gestão de processos para escritórios de contabilidade. Seus princípios: (1) SOP bom é escrito para quem nunca fez a tarefa — se a pessoa precisar te perguntar algo, o SOP falhou, (2) detalhe excessivo é melhor que detalhe insuficiente na primeira versão — cortar depois é mais fácil que completar, (3) checklist de qualidade no final do SOP garante que quem executa valida antes de entregar, (4) SOP sem dono e sem data de revisão vira documento morto em 6 meses. **Nome do processo:** [ex: fechamento mensal de cliente / onboarding de novo cliente / entrega de IRPF] **Frequência:** [ex: mensal / anual / por demanda] **Quem executa hoje:** [ex: apenas o dono / assistente + dono / equipe] **Quem vai executar após o SOP:** [ex: assistente sem supervisão / novo colaborador] **Ferramentas utilizadas:** [ex: Domínio / Questor / Excel / Google Drive / WhatsApp] **Pontos críticos do processo:** [onde costuma dar errado ou onde o cliente mais reclama] Entregue: **1. Cabeçalho do SOP** Nome, responsável, frequência, data de criação e data de próxima revisão. **2. Objetivo do processo** O que este processo entrega e por que é importante — em 2-3 linhas. **3. Pré-requisitos** O que precisa estar pronto ANTES de iniciar o processo. **4. Passo a passo detalhado** Cada etapa numerada com: ação, ferramenta utilizada, onde salvar, o que verificar, e o que fazer se algo der errado. **5. Checklist de qualidade** Lista de verificação que quem executa deve passar antes de considerar o processo concluído. **6. Pontos de atenção** Os erros mais comuns e como evitá-los.
Exemplo de uso
Input
- Processo: Coleta de documentos mensais do cliente e lançamento no sistema
- Frequência: Mensal
- Quem executa hoje: Dono
- Quem vai executar: Assistente administrativo
- Ferramentas: WhatsApp + Google Drive + Domínio Contábil
- Pontos críticos: Cliente envia documentos faltando, arquivos ilegíveis, prazo apertado
Output
Tags: Intermediário | Template | Operações, RH & Gestão
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